Spezielle Datenschutzhinweise für die EURO DEFENCE EXPO (EUDEX)

Aufgrund der besonderen Art der Veranstaltung als Verteidigungsmesse und der zeitgleich stattfindenden NATO-JAPCC-Konferenz gelten für die Teilnahme an der EUDEX erhöhte Sicherheitsanforderungen.

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

MESSE ESSEN GmbH
Messeplatz 1
45131 Essen
Telefon: +49 (0)201 72 44-0
E-Mail: info@messe-essen.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, der Sie bei Fragen zum Datenschutz unterstützt:

SystemDatenschutzConsulting
Rebenlaube 12
45133 Essen
Telefon: +49 (0)201 5201 8029
E-Mail: r.schroeder@systemdatenschutzconsulting.de

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Akkreditierungs- und Ticketprozesses verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Vollständiger Name (Vorname, Nachname laut amtlichem Ausweis)
• Geburtsdatum und Geburtsort*
• Wohnort einschließlich des Landes
• Angaben zum Identitätsdokument (Dokumentart und Dokumentnummer) zur eindeutigen Identifikation bei der Zutrittskontrolle*
• Kontakt- und Bestelldaten
• Strukturdaten (berufliche Stellung, Aufgabenbereich, Wirtschaftszweig, Angebotsinteresse)

4. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Identitätsfeststellung, zur personalisierten Zutrittssteuerung sowie zur Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen umfassen insbesondere:

• Den Schutz von Leib und Leben aller Teilnehmer, Aussteller und Mitarbeiter.
• Den besonderen Schutz exponierter Zielpersonen (z. B. internationale Delegationen und VIPs).
• Die Prävention von Spionage, Sabotage und unbefugtem Zugriff auf sicherheitsrelevante Informationen oder Technologien.
• Die Abwehr von terroristischen Gefahren und politisch motivierten Störungen.

Hinweis: Eine Nutzung Ihrer mit * gekennzeichneten Daten zu anderen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken, findet nicht statt.

5. Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZVÜ) und Empfänger

Soweit zur Gewährleistung der Sicherheit erforderlich, können Ihre Daten an die zuständigen Sicherheitsbehörden zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZVÜ) übermittelt werden.

Die MESSE ESSEN GmbH erhält von den Behörden grundsätzlich nur eine Rückmeldung darüber, ob sicherheitsrelevante Bedenken gegen einen Zutritt bestehen oder nicht („Freigabestatus“).

6. Speicherdauer

Ihre für Sicherheitszwecke erhobenen Daten werden unter Einhaltung kurzer Löschfristen nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Da die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Wichtiger Hinweis: Die Erhebung und Prüfung Ihrer Daten ist eine zwingende Voraussetzung für die Akkreditierung zur EUDEX. Im Falle eines Widerspruchs kann keine Identitätsprüfung erfolgen, was zum Ausschluss von der Veranstaltung führt.

8. Ihre weiteren Rechte als betroffene Person

Neben dem bereits genannten Widerspruchsrecht stehen Ihnen gegenüber der MESSE ESSEN GmbH bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Informationen darüber, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz‑ Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein‑Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2‑4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw